Als ondernemer ben je verplicht om je administratie te bewaren, ook als je stopt met je bedrijf. Die wettelijke verplichting heet de fiscale bewaarplicht. De Belastingdienst moet namelijk tot jaren later kunnen controleren of je je belastingzaken correct hebt afgehandeld. Hoe lang je welke gegevens moet bewaren, hangt af van het type informatie.
De basis: wat moet je minimaal 7 jaar bewaren?
Voor de kern van je administratie geldt een bewaartermijn van minimaal 7 jaar. Dit zijn de zogeheten basisgegevens, en die moeten zowel op papier als digitaal beschikbaar blijven. Het gaat om:
- Het grootboek
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Voorraadadministratie
- Loonadministratie
De termijn van 7 jaar gaat in nadát de gegevens hun actualiteitswaarde verliezen. Een voorbeeld: een leasecontract van vier jaar bewaar je eerst volledig tijdens de looptijd. Pas nadat het contract is afgelopen, begint de zevenjarige bewaartermijn te lopen.
Bijzondere gevallen: 10 jaar bewaren
Sommige gegevens moet je nóg langer bewaren:
- Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden
- Diensten die onder het éénloketsysteem (OSS) vallen, bij bijvoorbeeld grensoverschrijdende leveringen binnen de EU
Voor deze gegevens geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
Afwijken? Alleen in overleg met de Belastingdienst
Voor andere (niet-basis)gegevens kun je in overleg met de Belastingdienst kortere bewaartermijnen afspreken. Maar: voor de basisgegevens blijft de termijn van 7 jaar altijd verplicht, ongeacht je branche of werkwijze.
Stop je met je bedrijf? De bewaarplicht stopt niet
Ook als je je onderneming beëindigt, moet je je administratie bewaren voor de resterende termijn. De Belastingdienst kan ook ná je ondernemerschap nog controles uitvoeren over voorgaande jaren.
Kortom: goed bewaren is goed ondernemen. Door je administratie op orde te houden en te weten welke termijnen gelden, voorkom je problemen bij controles – nu én later.
Hieronder vind je een overzicht van de administratiejaren en tot wanneer deze minimaal bewaard moeten worden:
| Administratiejaar | Basisadministratie bewaren tot minimaal (7 jaar) | Bewaren tot minimaal (onroerende zaken/OSS, 10 jaar) |
| 2017 | 1 januari 2025 | 1 januari 2028 |
| 2018 | 1 januari 2026 | 1 januari 2029 |
| 2019 | 1 januari 2027 | 1 januari 2030 |
| 2020 | 1 januari 2028 | 1 januari 2031 |
| 2021 | 1 januari 2029 | 1 januari 2032 |
| 2022 | 1 januari 2030 | 1 januari 2033 |
| 2023 | 1 januari 2031 | 1 januari 2034 |
| 2024 | 1 januari 2032 | 1 januari 2035 |