Een correcte factuur is niet zomaar een formaliteit. Het is de basis voor een kloppende btw-administratie én je ticket naar een geldige btw-aftrek. Voldoe je niet aan de wettelijke factuureisen van de Belastingdienst, dan mag jouw klant de btw niet terugvragen—en dat kan leiden tot vervelende discussies of correcties achteraf.
Wat moet er op een factuur staan?
De Belastingdienst wil precies weten wie wat aan wie heeft geleverd, wanneer dat gebeurde en hoeveel btw er is gerekend. Daarom moet je factuur minimaal deze gegevens bevatten:
- Factuurdatum: de datum waarop je de factuur uitreikt.
- Factuurnummer: een uniek, opeenvolgend nummer. Elk nummer mag maar één keer voorkomen.
- Jouw volledige naam en adres én die van je afnemer: gebruik de juridische naam (of handelsnaam als die bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd). Alleen het vestigingsadres telt – een postbus is niet voldoende.
- Jouw btw-identificatienummer: het nummer dat begint met ‘NL’.
- Jouw KVK-nummer: als je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Datum van levering of dienst: wanneer je hebt geleverd of een vooruitbetaling hebt ontvangen.
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten: wat heb je geleverd, en hoeveel? Bijvoorbeeld “100 kilo suiker” of “1 uur advieswerk”.
- Bedrag exclusief btw: het bedrag vóór btw. Lever je goederen of diensten met verschillende btw-tarieven? Splits dan de bedragen per tarief. Vermeld eventueel ook de eenheidsprijs.
- Btw-tarief: geef aan welk tarief van toepassing is (bijvoorbeeld 21%, 9% of 0%).
- Btw-bedrag: het totaal aan berekende btw.
Waarom dit belangrijk is
Zonder correcte factuur geen geldige btw-aftrek. Daarom controleren wij jouw facturen altijd zorgvuldig. Voldoet er iets niet? Dan laten we het je weten. Zo voorkomen we dat jij of je klant later tegen fiscale verrassingen aanloopt.
Let op de uitzonderingen
Er zijn situaties waarin andere regels gelden. Dit zijn de belangrijkste:
- Vereenvoudigde factuur: bij bedragen tot €100 (inclusief btw) mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Deze hoeft alleen de factuurdatum, jouw naam, een omschrijving, het btw-bedrag en het totaalbedrag te bevatten.
- Vrijgestelde prestaties: lever je uitsluitend vrijgestelde diensten (zoals zorg of onderwijs)? Dan hoef je geen factuur te versturen. Doe je dit toch, dan zijn de strikte eisen niet van toepassing.
- Kleineondernemersregeling (KOR): maak je gebruik van de KOR, dan hoef je geen factuur uit te reiken. Doe je dit toch, dan vermeld je dat je de KOR toepast en zet je geen btw op de factuur.
- Internationale leveringen: bij handel binnen de EU of bij toepassing van de verleggingsregeling (waarbij niet jij, maar de ondernemer aan wie je levert de btw betaalt) gelden extra eisen. Denk aan het btw-nummer van de klant en een vermelding van de btw-verlegging.
- Self-billing en incasso: bij self-billing (de afnemer maakt de factuur) of automatische incasso gelden aangepaste factuureisen.
Een juiste factuur is essentieel voor je btw-aangifte én voor die van je klant. Voldoe je aan de regels, dan voorkom je problemen én vergroot je je betrouwbaarheid als ondernemer.